Vícero schránek v jednom rozhraní
Firmy často spravují několik datových schránek současně - hlavní firma, pobočky, různá IČO nebo oddělení. Neustálé přihlašování a odhlašování ze státního portálu zdržuje a zvyšuje riziko, že na nějakou schránku zapomenete.
Automatická kontrola zákonných lhůt
Propásnutí termínu pro odpověď na úřední zprávu může mít vážné právní a finanční důsledky. Ruční kontrola všech příchozích zpráv a jejich termínů je nespolehlivá, zejména při dovolených nebo nemocech klíčových lidí.
Inteligentní přiřazení odpovědností
Různé typy úředních zpráv řeší různí lidé - daňové záležitosti účetní, právní dokumenty právník, strategická rozhodnutí jednatel. Bez systémového přiřazování se zprávy dostávají k nesprávným lidem nebo se ztrácejí.
Oddělení od běžné emailové komunikace
Důležité úřední zprávy se ztrácejí v záplavě běžných obchodních emailů. Datové schránky vyžadují zvláštní pozornost a prioritu, kterou v běžném emailovém klientovi nedostanou.
Profesionální archivace a vyhledávání
Po měsících nebo letech je velmi těžké najít konkrétní úřední korespondenci. Státní portál nenabízí pokročilé vyhledávání a organizaci podle projektů, zákazníků nebo typů jednání, což komplikuje práci s historickými daty.
